Persónuverndarstefna

Þann 15. Júlí 2018 gengu í gildi lög nr. 90/2018 um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga.Í samræmi við þau lög hefur CM ehf. innleitt persónuverndarstefnu sína. CM ehf. meðhöndlar persónuupplýsingar og ber félaginu að að gæta hagsmuna þeirra einstaklinga sem eiga viðskipti við félagið hvað varðar persónuvernd og öryggi gagna sem fyrirtækið meðhöndlar í samræmi við lögin. Í persónuverndarstefnu CM ehf. kemur fram í hvaða tilgangi persónuupplýsingum er safnað og hvernig farið skal með slík gögn. Markmið félagsins er að viðskiptavinir, aðrir viðsemjendur og einstaklingar sem við eiga hverju sinni, séu upplýstir um hvernig fyrirtækið safnar og vinnur persónuupplýsingar svo ákvæðum laganna sé fullnægt.

CM ehf. kt. 550419-2890 er ábyrgðaraðili þeirra persónuupplýsinga sem veittar eru fyrirtækinu. Hægt er senda skriflega fyrirspurn til fyrirtækisins um meðferð persónuupplýsinga þeirra einstaklinga sem hagsmuna eiga að gæta á netfangið x18@x18.is

Persónuupplýsingar eru persónugreindar eða persónugreinanlegar upplýsingar um hinn skráða, þ.e. upplýsingar sem beint eða óbeint er hægt að rekja til einstaklings, samkvæmt skilgreiningu laganna.

CM ehf. mun haga meðferð á persónuupplýsingum í samræmi við lögin eins og þau eru á hverjum tíma og í samræmi við þá þróun sem verður varðandi túlkun laganna og ákvarðanir opinbers eðlis, t.d. úrskurðum Persónuverndar.

Eðli og tilgangur
Vegna eðlis starfsemi CM ehf. gefa viðskiptamenn félagsins upp ákveðnar persónuupplýsingar. Á þetta bæði við um almenna viðskiptavini og birgja, forsvarsmenn lögaðila og ýmsa aðila sem tengjast viðskiptum. Ekki er hægt að gefa tæmandi talningu á hvaða aðilar geta hér fallið undir.

Tilgangur þessarar upplýsingasöfnunar er m.a. sá að gera viðskiptavinum og öðrum viðskiptaaðilum möguleika á að tengjast tölvukerfum CM ehf. Ýmis fleiri tilvik geta fallið undir m.a. hvað varðar upplýsingar um birgja og forsvarsmenn þeirra og tengiliði sem birgjar gefa upp. Tilgangur þessara skráninga og markmið í tölvukerfum CM ehf. er að þjónusta viðskiptavini og gera aðgang að upplýsingaflæði sem auðveldast, m.a. með rafrænum hætti.

Í nútíma viðskiptaumhverfi er þessi upplýsingagjöf nauðsynleg. Ef viðskiptaaðilar CM ehf. hafna því að veita umbeðnar upplýsingar er CM ehf. ekki mögulegt að veita eða selja þær vörur og þjónustu sem félagið hefur upp á að bjóða. Þá er það krafa opinberra aðila eins og skattyfirvalda að gögn um viðskipti séu vistuð hjá þeim sem selja vörur og þjónustu.

Þær persónuupplýsingar sem CM ehf. verða veittar munu aldrei verða nýttar á annan hátt en samkvæmt upphaflegum tilgangi. Geyma þarf gögn þann tíma sem nauðsynlegt er með vísan til tilgangs vinnslunnar og samninga og þann tíma sem önnur lög og reglur og opinber fyrirmæli ákvarða á hverjum tíma.

Þau tilvik hvað varðar söfnun persónuupplýsinga geta verið með ýmsum hætti og í raun ekki hægt að telja tæmandi upp þau tilvik sem upp geta komið. Þær upplýsingar sem eru viðmestar eru m.a. eftirfarandi:

Markpóstar, sendingar með tölvupóstum
CM ehf. sendir út markpóst til einstaklinga og vinnur því með netföng sem einstaklingar hafa skráð og samþykkt notkun þeirra. Reikningar eru m.a. sendir út rafrænt á netföng samkvæmt óskum viðskiptaaðila. Viðskiptaaðilar hafa í þeim tilvikum gefið upp upplýsingar þannig að mögulegt sé að senda út slíka tölvupósta. Þessi þjónusta sem CM ehf. veitir og sendir út er valkvæð og geta viðskiptaaðilar ávalt óskað eftir að verða afskráðir af póstlistum eða að reikningar verði sendir út með almennum pósti.

Tilgangur þessara tölvupóstsendinga er að veita viðskiptaaðilum betri þjónustu og vekja athygli þeirra á tilboðum og nýjum vörum sem nýst geta viðskiptaaðilum.
Þessi vinnsla byggir á samþykki og er einstaklingi heimilt að afturkalla samþykki sitt og afskrá sig af póstlistum með því að staðfesta á þar til gerðan hlekk í markpóstum eða senda póst á netfangið x18@x18.is eða hafa samband símleiðis við fyrirtækið.

Ef einstaklingur kemur fram fyrir hönd lögaðila sem er viðskiptaaðili CM ehf. þá geta upplýsingar um viðkomandi einstakling og samskipti hans við CM ehf. f.h. lögaðilans verið skráð í upplýsingakerfum CM ehf. Byggja þessar upplýsingar á viðskiptasamningi CM ehf. og viðkomandi lögaðila auk þess sem lagaskylda getur staðið að baki því að þessar upplýsingar séu til staðar hvað varðar opinberar upplýsingar til skattyfirvalda ofl.

Meðhöndlun persónuupplýsinga
CM ehf.mun ekki nota persónuupplýsingar í öðrum tilgangi en þeim sem þær voru upphaflega ætlaðar til né mun CM ehf. miðla þeim upplýsingum til annarra aðila nema samþykki liggi fyrir eða á grundvelli löglegra hagsmuna eða vegna lagaskyldu.

Vinnsluaðilar
CM ehf. nýtir sér þjónustu utanaðkomandi lögaðila og einstaklinga vegna markaðsstarfs og tölvuþjónustu ofl. Þessum aðilum eru ekki veittar neinar persónuupplýsingar nema nauðsyn sé til. CM ehf. gerir samning við þá lögaðila og einstaklinga sem hér falla undir í samræmi við ákvæði laganna til að tryggja öryggi einstaklinga hvað varðar persónuupplýsingar.

CM ehf. mun fara fram á að allir vinnsluaðilar CM ehf. og samstarfsaðilar undirriti samninga sem eru í samræmi við ákvæði laganna.

Þannig mun CM ehf. tryggja eins og félaginu er mögulegt að vernd persónuupplýsinga verði í samræmi við lögin eins og þau eru á hverjum tíma.

Gagnaöryggi
CM ehf. mun leggja áherslu á að tryggja að varðveisla persónuupplýsinga sé háttað á sem öruggan hátt til þess að vernda þær persónuupplýsingar sem félagið hefur undir höndum.

Öll samskipti við vefþjóna CM ehf. eru dulkóðuð yfir öruggar vefslóðir (HTTPS).

Upplýsingar sem CM ehf. ber að veita
Einstaklingur getur óskað eftir því að CM ehf. veiti upplýsingar um persónuupplýsingar sem CM ehf. býr yfir og einnig um vinnslu og meðferð upplýsinga um viðkomandi einstakling.

Einstaklingur getur haft heimild í ákveðnum tilvikum að persónuupplýsingar sem hann snerta séu leiðréttar eða þeim eytt ef ákveðnar aðstæður eru fyrir hendi. Sem dæmi má nefna ef einstaklingur á ekki lengur í viðskiptasambandi við CM ehf. Gæta þarf þó að öðrum lagafyrirmælum eins og varðveislu upplýsinga sem varða lög um skatta og aðra opinbera hagsmuni eða ef aðrar ástæður vega þyngra eins og friðhelgi einkalífs eða aðrir hagmunir liggja að baki. Einstaklingur sem fær höfnun getur ávalt lagt inn kvörtun til Persónuverndar. CM ehf. mun reyna að svara öllum erindum og beiðnum innan þess tímaramma sem lögin ákvarða.

Ef einstaklingur sendir inn ábendingu eða formlega kvörtun mun CM ehf. leitast við að vinna með samskiptaupplýsingar sem upp eru gefnar vegna ábendingar og kvörtunar í samræmi við lögin. Sama á við um almennar fyrirspurnir sem sendar eru CM ehf. af hvaða tagi sem þær eru. Er þar m.a. átt við beiðni um styrki og önnur þau tilvik sem upp geta komið þegar einstaklingur sendir fyrirspurn eða beiðni til CM ehf. og gefur upp persónuupplýsingar um sjálfan sig.

Innleiðing laga nr. 90/2018.

CM ehf. hefur sett sér persónuverndarstefnu í samræmi við lög nr. 90/2018.
Ljóst er að réttarumhverfi í kringum lögin á eftir á mótast og þróast í komandi framtíð. CM ehf. mun fylgjast með réttarþróun og úrskurðum sem Persónuvernd mun kveða upp sem og dómsmálum sem upp kunn að koma og aðlaga og breyta persónuverndarstefnu sinni til samræmis við þá réttarþróun og lagabreytingar sem framtíðin ber með sér.

Persónuverndarstefna CM ehf. eins og hún verður á hverjum tíma verður aðgengilega á www.x18.is og tekur uppfærð stefna gildi þegar hún hefur verið birt á heimasíðu félagsins.

Fyrirspurnir hvað varðar persónuverndarstefnu CM ehf. sem og um um meðhöndlun persónuupplýsinga og persónuverndarstefnu CM ehf. má senda á netfangið x18@x18.is